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Mediante el Submenú Compras se pueden realizar las siguientes operaciones:
Conceptos de Facturación: Permite configurar los conceptos de facturación.
Proveedores: Se ingresa a la pantalla de Cuentas con vista de Proveedores.
Tipos de Operación: Se accede a la tabla de Tipos de Operación.
Asientos de Compras: Se accede a la pantalla Asientos con vista de Asientos de Compras.
Informes: Permite generar informes de Clientes, Libro IVA, etc.
Abajo podemos ver desplegado el submenú Compras.
Conceptos de Facturación
En una operación de compra o venta debido a la legislación impositiva vigente tenemos varios items que debemos detallar al confeccionar la factura, a cada uno de estos items los llamamos conceptos de facturación. Abajo puede ver la tabla de conceptos de AVAS para configurar las facturas de compras. Tenemos las siguientes columnas.
Concepto:
Bajo este título tenemos 12 items cuyos nombres para los primeros 10 no se pueden modificar, en cambio los nombres de los últimos 2 items adicionales si se pueden modificar y permiten definir conceptos nuevos no previstos en AVAS.
Alícuota (%):
Todos salvo los primeros dos items tienen un valor de alícuota asociado. Esta alícuota si es mayor de cero es aplicada cuando se realice el cálculo automático de importes.
Cálculo:
Igual que en el punto anterior, todos los ítems menos los dos primeros tienen una casilla de chequeo para indicar de que forma se realizará el cálculo automático de importes. Si esta marcada el importe del item se calculará como un porcentaje del Neto y en caso contrario como un porcentaje del Total. Por supuesto, si la alícuota es cero no se realizará el cálculo.
Cr/De:
Como cada Compra o Venta da lugar a un asiento, es necesario indicar cómo se imputarán los importes.
Haciendo click sobre esta columna podemos cambiar la letra (D/C) si tenemos una 'D' se imputará al DEBE y si tenemos una 'C' se imputará al HABER (Crédito).
Cuenta:
Juntamente con el punto anterior permite definir los apuntes del asiento de Compra (el de Venta es similar).
Tenemos que indicar la Cuenta que será imputada, para seleccionarla hacemos click sobre el botón [...] que aparece a la derecha de la columna.
También es posible indicar la modalidad de cálculo que junto con "Alícuota" y "Cr/De" nos permite configurar el cálculo automático de importes que se realizará cuando ingresemos una factura. Tenemos tres opciones:
1) Calcula Neto y conceptos con alícuota: Al entrar una factura habrá que ingresar solo los importes del Total y los items que tienen alícuota cero.
2) Calcula Total y conceptos con alícuota: Al entrar una factura habrá que ingresar solo los importes del Neto y los items que tienen alícuota cero.
3) Sin cálculo automático: Al entrar una factura se tendrán que ingresar los importes para todos los items.
Secciones relacionadas: Que son los Conceptos de Facturación.
Proveedores
Seleccionando (Compras > Proveedores) se ingresa a la pantalla de Cuentas con vista de Proveedores. Es lo mismo que seleccionar (Contabilidad > Cuentas) y después seleccionar "Proveedores" en la sección "Ver" del menú lateral.
Haciendo click sobre [Proveedores <F3>] pasamos a la pantalla "Agregar Proveedor" sobre la solapa "Datos de la Cuenta". Un proveedor es una cuenta especial que además de los datos básicos de las cuentas genéricas tiene datos adicionales propios del proveedor. Igual que en una cuenta genérica hay que ingresar un código, en nuestro plan de cuentas básico la cuenta madre de Proveedores es (2.1.8), como ya tenemos la cuenta (2.1.8.1 Proveedores Varios) se nos sugiere el código siguiente (2.1.8.2), podemos modificarlo pero no es conveniente que lo ubique bajo otra cuenta madre que no sea la de Proveedores. Después en la misma solapa entramos el resto de los datos del proveedor.
Bajo otra solapa "Conceptos de Facturación" entramos la configuración de conceptos propios del Proveedor, en forma similar que en (Compras > Conceptos de Facturación) pero aquí marcando solo los conceptos que habitualmente se utilizan en las facturas con este proveedor. Se pueden cambiar la imputación "De/Cr" y Cuenta. Ingresemos un Proveedor para hacer las pruebas, si lo desea puede ingresar los datos que se muestran en la figura.
Secciones relacionadas:
La Pantalla Cuentas
Cuentas. Agregar, Modificar y Borrar.
Tipos de Operación
Seleccionando (Compras > Tipos de Operación) entramos en la siguiente pantalla
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donde podemos crear una lista de "Tipos de Operación", después, al momento de cargar un asiento de Compra, se le podrá asignar uno de estos Tipos definidos.
Secciones relacionadas:
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Asientos de Compras
Esta opción permite agregar un nuevo asiento (de Compra/Venta) contable al ejercicio. Seleccionando esta opción o presionando <F3> (Compra) o <F4> (Venta) surgirá la ventana titulada Agregando Compra/Venta con sus campos en blanco.
Primero debe ingresar la fecha, esto se hace escribiendo la fecha o pulsando el botón que se encuentra en la misma celda de fecha y selecionándola del calendario, luego con <Enter> pasa a la celda Mes ingresando el mes correspondiente de la misma forma que lo hizo con la celda Fecha, ahora pulsando <Enter> se debe ingresar el Tipo de comprobante (por ej: A, B, C, X, NC, etc.), presionando <Enter> pasamos a la celda Sucursal, se ingresa este y con <Enter> pasamos al Número de Comprobante, luego de ingresarlo y presionando <Enter> se busca la cuenta del Proveedor/Cliente, una vez seleccionado son completados automáticamente los demás campos, siendo necesario colocar los importes y opcionalmente los Detalles, luego presionando <Enter> o haciendo click en el botón [Guardar] un nuevo asiento (de Compra/Venta) contable es agregado al ejercicio y podrá ser visto en la ventana Asientos y en todas las demás pantallas y listados impresos donde estos datos figuran. También se puede cancelar la operación haciendo click sobre el botón [Cerrar].
Sigamos la siguiente secuencia de operaciones para ver lo expuesto en mayor detalle:
Seleccionando (Compras > Asientos de Compras) entramos a la pantalla de Asientos (ver La pantalla de Asientos) pero en este caso con el selector "Compras" de la sección "Ver" seleccionado, esto hace que solo se vean en pantalla los asientos de Compras, probablemente no vea nada porque la empresa Demo viene originalmente sin asientos de compras. Veamos a continuación como agregar un asiento de compras, abajo vemos los pasos necesarios:
1) Hacer click sobre [Compra <F3>] en el menú lateral. Surgirá la pantalla de edición de compras en blanco a fin de que Ud. ingrese una nueva compra y con el título "Agregando Compra".
2) Ingresar la "Fecha" y dar <Enter> (el "Mes" es ingresado automáticamente pero lo puede cambiar si lo desea), Ingresar el "Tipo" y dar <Enter>, ingresar la "Sucursal" y dar <Enter>, ingresar el primer "Número de Comprobante" y dar <Enter>.
3) Llegando a este punto el segundo "Numero de Comprobante" es ingresado automáticamente con el mismo número del primero y surge el cuadro "Buscar Cuenta", haga click sobre [buscar] o de <Enter> y pasará a la pantalla de "Cuentas" con una vista de Proveedores.
4) En esta pantalla debemos seleccionar el proveedor que corresponda a la operación de compra que esté ingresando, seleccione la cuenta (2.1.8.2 ABC COMERCIAL S.R.L.) y haga click sobre el botón [Ok] o de <Enter> y volverá a la pantalla de edición de compras.
5) Puede ver que han ocurrido varias cosas automáticamente. En "Proveedor" a ingresado el nombre del Proveedor, en "Descripción del asiento" ha ingresado un nombre donde vemos 'FCA' (Factura de Compra A) seguido por el número de comprobante y el nombre del proveedor, el campo "I.Brutos" ha sido llenado con el valor 2.5, en "Modalidad de cálculo" se ha seleccionado "Ingresa Total...", están marcados los tres primeros conceptos (Total, Neto, IVA1) con sus correspondientes Cuentas y asignaciones "De/Cr" y finalmente está el cursor titilando en el primer campo de la columna "Importes" esperando que lo ingrese. AVAS obtuvo todos estos datos de la configuración del proveedor, es lo que Ud. ingresó anteriormente al cargar el proveedor (vea Compras - Proveedores). El campo Referencia se puede utilizar para ingresar cualquier vinculación con otro comprobante, por ejemplo en el caso de una Nota de Débito/Crédito el comprobante relacionado, o cualquier nota auxiliar que se quiera hacer.
6) Ingrese un importe para el Total y vea como los importes para el Neto e IVA son calculados y entrados automáticamente.
7) Finalmente haga click sobre el botón [Agregar] y vea como se agrega el nuevo asiento a la pantalla "Asientos de Compras" y la pantalla de ingreso de asientos es limpiada esperando que Ud. ingrese una nueva compra. Cuando no tenga más comprobantes que ingresar haga click sobre [Cerrar] y habrá terminado la sesión de carga de asientos de compras.
Secciones relacionadas:
La pantalla de Asientos
Compras - Proveedores
Informes
Como puede ver en la figura en Compras-Informes hay un submenú con dos opciones, "Libro IVA Compras" y Generador de Informes", los que analizaremos a continuación:
Libro IVA Compras:
Seleccionando esta opción pasa inmediatamente a la pantalla de Opciones de Impresión (ver Un breve recorrido por AVAS - Informes).
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Aquì con el botón [Configurar Informe] accede a la pantalla de configuración del informe donde puede marcar las columnas que desea incluir, como puede ver en la imagen a la izquierda.
Luego con el botón [Aceptar] regresa a la pantalla de Opciones de Impresión y desde allí con el botón [Vista Previa] puede pasar a la pantalla de vista previa del informe o con [Imprimir], imprimirlo directamente,
o con el botón [Exportar a Excel] obtener un archivo en formato Excel del informe.
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Abajo tiene una vista del informe Libro IVA obtenido:
Generador de Informes:
El generador de informes permite generar informes a medida tanto para Proveedores como para Compras. Con este último también puede imprimir el Libro IVA además de cualquier otro informe que necesite relacionado con las Compras. Ambos generadores; Proveedores y Compras son muy similares, así que solo describiremos uno de ellos:
Generador de Informes > Compras:
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Esta es la pantalla inicial del generador de informes. Puede ver a la izquierda la lista de informes definidos, en este caso hay uno solo "IVA Compras Estandar" y a la derecha una descripción del informe seleccionado con tres secciones: "Columnas del Informe", donde se ve una lista enumerada de las columnas del informe, "Se listarán los registros" donde se ve la definición del filtro que define el conjunto de registros que se listarán y "El informe se ordenará" donde se muestra la definición de orden y dirección del listado. A la izquierda de las dos últimas secciones hay sendas casillas de chequeo que pueden marcarse para activarlas o desactivarlas.
Al pie de la lista de informes hay un botón [Gestor de Informes] que nos lleva a otra pantalla donde podremos crear, modificar y borrar informes.
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En esta pantalla vemos también la lista de informes con su descripción a la derecha y a la izquierda tres botones para realizar las tres operaciones de edición, Agregar, Modificar y Borrar informes.
Para aprender a utilizar este generador de informes vamos a agregar un nuevo informe. Presione el botón [Agregar Informe] para entrar a la pantalla de definición de Informes que se puede ver abajo.
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Vemos aquí (Figura 1) un lugar para entrar el nombre que tendrá al informe. Entre "Mi informe".
Debajo puede ver tres solapas "Columnas del Informe", "Registros a listar" y "Orden del informe" que se corresponden con las tres secciones de la DESCRIPCION que habíamos visto arriba.
Inicialmente tenemos seleccionada la solapa
"Columnas del Informe" que es donde definiremos las columnas que queremos que tenga el informe. Para cada columna podremos definir el "Campo", el "Título", el "Ancho(%)" decidir si tendá un totalizador al pie de la columna "Totaliza", establecer el "Formato" con el que se mostrará y la "Alineación" que tendrá.
Haga click sobre la primer celda de la columna "Campos" y se desplegará una lista de campos, elija uno haciendo click sobre la lista y verá como las columnas de la derecha se llenan automáticamente (Figura 2).
Continúe de esta manera agregando columnas al informe hasta que tenga lo que se ve más abajo (Figura 3).
Ud. puede modificar los valores introducidos automáticamente, por ejemplo para cambiar el título de alguna columna, en lugar de "IVA1" poner "IVA 21%" o ajustar los anchos de las columnas, etc.
El "Formato" define como se mostrará el dato, por ejemplo para una fecha [dd/mm/yyyy] especifica que se mostrará como "dia/mes/año" ej. 31/12/2005. Para un importe [0.00;"("0.00")"; ] se especifican tres formatos juntos separados por punto y coma; para el caso de ser positivo, negativo o nulo. En este caso, para positivos '0.00' con dos decimales, para negativos "("0.00")" con dos decimales entre paréntesis y para nulos no se muestra nada (espacio en blanco).
La "Alineación" puede ser a la izquierda, derecha o centro.
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Haga click sobre la solapa "Registros a listar" y pasará a la pantalla de definición de registros a listar (o definición de filtro). Aquí debemos definir un conjunto de condiciones que deben cumplir los registros (en este caso comprobantes de compra) para ser incluidos en el listado. Basicamente cada linea definirá una condición.
Haga click sobre la leyenda  (Figura 1)
y la linea se transformará en:
donde Fecha del comprobante sea igual a [.....]
Haga click sobre "Fecha del comprobante" y se desplegará un combo con la lista de campos. Desplácese en la lista y haga click sobre el campo "Mes del comprobante" y la linea cambiará a
donde Mes del comprobante sea igual a [.....] (Figura 2).
Haga click sobre "sea igual a" y verá los distintos argumentos de comparación que podemos usar (Figura 3), en este caso deje el existente "sea igual a".
Haga click sobre [.....] (Figura 4) y escriba el mes "01/2006" y haga click sobre el botón [Aceptar] y la linea se habrá terminado quedando finalmente así: (Figura 5)
donde Mes del comprobante sea igual a 01/2006
y por debajo surge nuevamente la linea
<..haga click aquí para agegar una condición..>.
Podemos agregar tantas lineas de condiciones como sean necesarias.
Cuando una linea está completa se ve a la izquierda el icono  que permite eliminarla si así lo desea.
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Haga click sobre la solapa "Orden del Informe" y pasará a la pantalla de definición del orden de los registros del informe. Podremos definir los campos por los que será ordenado y la dirección ascendente o descendente.
Haga click sobre la leyenda
<..haga click aquí para agregar una definición de orden..> (Figura 1)
y la linea se transformará en
por Fecha del comprobante con dirección [.....] (Figura 2).
Haga click sobre Fecha del comprobante solo para ver los distintos campos por los que puede ordenar los registros del informe (Figura 3) pero deje el campo como está sin cambiar.
Haga click sobre y seleccione "ascendente" (Figura 4) y la linea se completará mostrando abajo la leyenda para ingresar una nueva linea. (Figura 5).
Cuando una linea está completa se ve a la izquierda el icono que permite eliminarla si así lo desea.
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Finalmente cuando tengamos listas las tres secciones (solapas) con el botón [Aceptar] damos por terminado el informe y regresamos a la pantalla "Gestor de Informes" donde podemos ver en "DESCRIPCION" las tres secciones definidas.
Hacemos click sobre el botón [Aceptar] y regresamos a la pantalla "Definición de Informes de Compras" que es la primer pantalla a la que habíamos accedido. En la operatoria normal ya se tienen difinidos los informes asi que lo único que hay que hacer es seleccionarlo en esta pantalla y entonces haciendo click sobre el botón [Impresión] entrar a la pantalla de "Opciones de Impresión" desde donde podemos ver o imprimir el informe, secuencia que se puede ver en las figuras de la izquierda.
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Si hay algo que no quedó claro o tiene preguntas no respondidas por esta ayuda, o encontró algún error, por favor no dude en contactarnos en nuestro sitio http://avasconta.com.ar/contacto.html.
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