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CONCEPTOS BASICOS

Que es una empresa? Que es un Ejercicio, Que es un plan de Cuentas?, Que es un Asiento?  estas y otras preguntas serán respondidas en esta sección.

 

Que es una empresa?

 

Es un archivo dentro de su disco (por ejemplo "demo.ava"), generado por AVAS con la finalidad de almacenar dentro de él todos los datos contables de una empresa dada. Estos archivos siempre tendrán la extensión .ava. Si Ud. tiene un estudio contable y lleva contabilidades para diversas empresas (sus clientes), podrá crear un archivo empresa para cada uno de sus clientes.

 

Que es un ejercicio?

 

Un ejercicio es un lugar dentro del archivo empresa donde se guardarán los asientos contables. Los ejercicios se pueden ver en el area de ejercicios de la pantalla de AVAS (ver un Breve Recorrido por AVAS).

 

Existen dos maneras de organizar los ejercicios:

 

1) Por periodos de tiempo

Cada ejercicio contiene los asientos comprendidos dentro de un periodo de tiempo, generalmente un año calendario. Esta es la manera más habitual de organizar los ejercicios.

 

2) Por sucursales

Los ejercicios también pueden utilizarse para almacenar los asientos de las diferentes sucursales de una empresa, en este caso cada ejercicio representará una sucursal diferente y todos corresponderán al mismo periodo de tiempo (por ej. un año calendario) y para cada nuevo periodo deberá crear un nuevo archivo empresa.

 

Que es una Cuenta?

 

Una Cuenta representa a una entidad que puede ser una persona física como un Cliente o un Proveedor o una persona no física como una sociedad anónima o también representar otras entidades conceptuales como "Caja" (efectivo y valores), su Cuenta en un banco, etc.

 

Que es una Imputación?

 

Las Cuentas son utilizadas para manejar los importes monetarios de las entidades que representan. Cuando anotamos un importe en una cuenta decimos que lo "Imputamos" a la cuenta. Podemos imputarlos al DEBE (Débitos) o al HABER (Créditos) de la cuenta. Por ejemplo, en la cuenta de un cliente anotaremos los importes que nos deben por sus compras en el DEBE y los pagos que nos han hecho en el HABER.

 

En AVAS utilizamos las denominaciones DEBITOS y CREDITOS y abreviaturas (De/Cr) o (D/C) para los conceptos DEBE y HABER.

Que es un Plan de Cuentas?

 

En un sistema de contabilidad computarizado las cuentas se organizan en un Plan de Cuentas donde las agrupamos y las ordenamos en niveles formando un esquema jerárquico. Abajo puede ver el Plan de Cuentas que viene originalmente con cada archivo empresa que Ud. crea con AVAS.

 

Este Plan de Cuentas es creado automáticamente. Ud. puede modificarlo quitando y agregando cuentas o cambiando sus nombres. Si Ud. también piensa utilizar los módulos de Compras y Ventas es conveniente que no elimine las cuentas existentes o lo haga teniendo en cuenta que también debe cambiar la configuración de (Compras > Conceptos de Facturación) y (Ventas > Conceptos de Facturación) donde se referencian estas cuentas.

 

PlanCtas2

Observe el icono que tienen las cuentas a la izquierda del nombre, (levelig0 y level1). A las cuentas con (levelig0 ) las llamamos "Cuentas Imputables" porque pueden ser imputadas y a las que tienen (level1) las llamamos "Cuentas de Grupo" y no son en realidad cuentas sino contenedores de un grupo de cuentas.

 

Cada Cuenta está identificada por su código, además el código determina la ubicación de la Cuenta dentro del Plan de Cuentas.

 

Como puede ver, el código es numérico y los niveles están separados por puntos. Decimos que el código (1) es de primer nivel, el código (1.1) es de segundo nivel, etc. podemos tener como máximo cinco niveles y cada nivel puede tener como máximo cinco dígitos. Así, el código mayor que podríamos alzanzar es (99999.99999.99999.99999.99999).

 

Las cuentas de nivel más bajo son las de mayor jerarquia.

 

Decimos que la cuenta de jerarquia inmediata superior es la cuenta madre. Por ejemplo (1 ACTIVO) es la cuenta madre de (1.1 ACTIVO CORRIENTE) y a su vez esta última es una cuenta hija de la primera.

 

Al crear el Plan de cuentas tenemos las siguientes restricciones de organización:

 

1) Dentro de un grupo no pueden mezclarse los tipos, solo podrá haber  cuentas imputables o cuentas de grupo pero no ambas.

 

2) Una Cuenta Imputable no puede tener cuentas hijas.

 

3) Las cuentas de nivel 5 (si las hay) deberán ser todas imputables.

 

 

Secciones relacionadas:

Cuentas. Agregar, Modificar y Borrar.

Contabilidad - Cuentas.

 

Que es una transacción?

 

Una transacción es un acontecimiento generalmente consecuencia de la operativa comercial que cambia el estado de dos o más cuentas (especificamente el DEBE y HABER de estas), por ejemplo una compra, una venta, un depósito bancario, etc.

 

Que es un devengamiento?

 

Existen hechos que también modifican los estados contables que no son estrictamente transacciones y que llamamos devengamientos. Ejemplos de devengamiento son: Intereses devengados sobre un plazo fijo al finalizar un periodo, alquiler y sueldos del personal devengados a fin de mes, etc.

Que es un Asiento?

 

Podemos definir a un asiento como al conjunto de imputaciones contables que reflejan los cambios ocasionados por una transacción dada. Asi, una compra, una venta, un depósito bancario, un devengamiento, etc, cada uno de ellos daría lugar a un asiento contable.

 

En AVAS tenemos asientos de propósito general que llamamos Genéricos y asientos de propósito específico como ser asientos de Compra y asientos de Venta y en ampliaciones futuras del sistema podrían agregarse otros tipos.

 

Un asiento genérico se ingresa y modifica mediante un formulario como el que se puede ver más abajo bajo el título "Que son los Asientos Genéricos". También vea Agregar, modificar y borrar Asientos.

 

Que es partida doble?

 

Es un método de registración contable también llamada teoría del cargo y el abono, que dice que lo que se carga al DEBE debe ser siempre igual a lo que se abona al HABER. En otras palabras, es requisito indispensable que en un asiento la suma de las imputaciones al DEBE sea siempre igual a la suma de las imputaciones al HABER. En AVAS utilizamos el método de partida doble.

 

Los asientos de partida doble "simples" tienen solo dos imputaciones, una al DEBE y otra al HABER (cuenta y contracuenta) o (partida y contrapartida) ambas con el mismo importe. Los asientos de partida doble "compuestos" pueden tener más de dos imputaciones por asiento. En AVAS cada asiento puede tener tantas imputaciones como sean necesarias con el único requisito de que las sumas del DEBE y del HABER sean iguales.

 

Que son los Asientos Genéricos?

 

Esta es una diferenciación que se hace únicamente en el sistema AVAS. Llamamos asientos genéricos a los asientos de propósito general. Por el momento todos los asientos son genéricos menos los de Compras y Ventas que tienen un tratamiento especial y se ingresan mediante un formulario distinto.

 

Los asientos genéricos se ingresan mediante un formulario como el que se puede ver abajo:

 

AddAsi11

Se debe ingresar la fecha y descripción del asiento y a continuación una lista de imputaciones (apuntes). Para cada imputación se ingresa la cuenta, un comentario opcional y el importe al DEBE o al HABER.

 

Las sumas de las columnas DEBE (Débito) y HABER (Crédito) deben ser iguales para que el asiento pueda guardarse.

 

Secciones relacionadas:

Asientos Agregar, Modificar y Borrar.

Contabilidad - Asientos .

 

Que es un asiento tipo?

 

Un asiento tipo es un asiento preconfigurado donde se definieron de antemano las cuentas que intervienen en sus imputaciones y además para cada imputación se puede agregar una descripción en lenguaje corriente para que sea facilmente comprensible por un usuario que no conozca el lenguaje técnico contable. Está pensado para que sea preparado por el contador de la empresa y utilizado por un operador corriente.

 

Secciones relacionadas: Contabilidad - Asientos Tipo.

 

Que son los Asientos de Cierre y de Apertura?

 

Al terminar un ejercicio, de acuerdo a la práctica contable se realizan dos asientos especiales, a saber: el asiento de refundición de cuentas de resultado y el de cierre del ejercicio. Posteriormente el asiento de cierre del ejercicio es utilizado para crear el asiento de apertura del siguiente ejercicio invirtiendo sus columnas DEBE y HABER. AVAS dispone de procedimientos que permiten generar estos tres asientos especiales en forma automatizada.

 

Secciones relacionadas: Contabilidad - Asientos de Cierre.

 

Que son los paquetes de Asientos?

 

Son archivos contenedores de asientos y se utilizan para transportar asientos de un ejercicio a otro de la misma empresa o de otra. También puede ser usado por otros programadores que quieran exportar asientos al sistema AVAS. El formato de estos paquetes es bastante simple ya que se trata de archivos de texto con el formato  *.ini de Windows.

 

Secciones relacionadas: Contabilidad - Paquetes de Asientos.

 

Que son los Indices de Ajuste?

 

En épocas de alta inflación los importes registrados (valores históricos) pueden perder relevancia al final del ejercicio. Por lo que en caso de necesitarlo AVAS permite reexpresar estos valores históricos ajustándolos en base a ciertos índices. A tal fin se pueden ingresar en una tabla hasta cuatro valores de índices para cada mes del ejercicio. También a cada cuenta se le asigna un número que es el número del índice que se utilizará para el ajuste, si se asigna (0) indicamos que la cuenta no es ajustable.

 

Secciones relacionadas: Contabilidad - Indices de Ajuste.

 

Que son los Conceptos de Facturación?

 

En una operación de compra o venta debido a la legislación impositiva tenemos varios items que debemos detallar  al confeccionar la factura, a cada uno de estos items los llamamos conceptos de facturación. Abajo puede ver la tabla de conceptos de AVAS coincidente con los requerimientos de la legislación impositiva en Argentina pero que  fácilmente puede ser modificada para adaptarla a la modalidad de otros paises o en caso de que la legislación cambie. Cada concepto tiene una cuenta relacionada que es la cuenta que se utilizará al generar el asiento correspondiente.

 

Secciones relacionadas: El submenú Compras.