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Teniendo ya instalado AVAS en su computador haremos un breve recorrido utilizando la Empresa DEMO.
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Ejecute el programa AVAS haciendo Click sobre su icono en pantalla
En instantes podrá ver la ventana de inicio AVAS mostrando el estado de registración.
En el caso de estar registrado este cuadro mostrará los módulos habilitados, el tipo de registración y la clave de registración. El tipo de registración puede ser Anual o Definitiva, si es definitiva solo aparecerá la leyenda "Registrado a Nombre del usuario" como puede ver abajo.
En el caso de estar registrado en forma temporal verá los días restantes de su licencia
Pasados unos segundos, si Ud. no es un usuario registrado de alguno de los módulos verá en pantalla el formulario de registración que se ve en la imagen abajo:
La registración debe hacerse en dos pasos, desde las pestañas correspondientes.
Paso 1
El primer paso consiste en enviarnos un mensaje indicando los módulos que desearía adquirir. Al hacerlo recibirá un email con información de como realizar el pago. Una vez realizado el pago estará listo para continuar con el paso 2.
si no posee conexión a internet en el computador donde tiene instalado AVAS, puede enviarnos un email a alcidesvalega@yahoo.com.ar solicitandonos la información que necesite, sin olvidar incluir el código de identificación de su computador que figura en la parte superior de la pantalla de registración.
Si Ud. posee conexión a internet no necesitará seguir con el paso2 ya que su instalación de AVAS quedará automáticamente registrada a través de internet después de realizado el pago.
Paso2
Este paso unicamente será necesario si Ud. no posee conexión de internet al momento de realizar la registración
Si Ud. está registrado es importante que conserve (anote en lugar seguro) la clave de registración de la ventana de inicio y el código de identificación de su computador que se encuentra en la parte superior de la pantalla de registración:
Seguidamente aparecerá la pantalla principal de AVAS que puede ver abajo:
Observe con detenimiento las distintas areas de esta pantalla. Puede ver que hay una empresa abierta, la empresa DEMO. Esto ocurre cuando inicia AVAS por primera vez y permanecerá abierta hasta que Ud. abra otra empresa con la opción de menú (Empresa > Abrir...). Si se cierra AVAS y se abre otra vez, en forma automática volverá a abrirse la misma empresa.
La barra de botones no se verá para resoluciones de pantalla de 800 x 600 o menores. Esto se hace para poder dedicar más espacio al area de trabajo.
La empresa DEMO tiene en este caso solo un ejercicio, por lo tanto no hay dudas sobre cual es el ejercicio seleccionado. Pero si hubieran más de un ejercicio es necesario saber en todo momento cual es el que tenemos seleccionado ya que este será el ejercicio de trabajo sobre el que se realizarán los cambios cuando agregamos, modificamos o borramos datos. Por esta razón el ejercicio seleccionado también se muestra en la barra de título a fin de tenerlo visible en todo momento.
Cada linea en el area de ejercicios tiene a la izquierda una casilla de chequeo que puede ser marcada. El hecho de que Ud. marque un ejercicio no significa que esté seleccionado ya que son dos conceptos distintos y funcionan de la siguiente manera: Independientemente de si está marcado o no un ejercicio está seleccionado cuando aparece resaltado y su descripción puede verse al pie del area de ejercicios y en la barra de título. Cuando marcamos un ejercicio decimos que este está activo y será incluido en los informes que manejan datos de múltiples ejercicios.
Al pie del area lateral se puede ver el usuario corriente. Si Ud. opta por no manejar usuarios, el usuario corriente será el "Supervisor" que operará siempre sin restricciones.
La pantalla Cuentas
Abramos el Submenú Contabilidad y seleccionemos Cuentas...
Inmediatamente en el area de trabajo se ubicará la pantalla del Plan de Cuentas como podemos ver abajo.
Vemos tres areas; a la izquierda un menú con las operaciones que podemos realizar, a la derecha de este el panel superior con los datos del Plan de Cuentas y abajo el panel inferior con información sobre la cuenta seleccionada.
El Panel Superior
En las columnas de esta grilla se muestran los datos de las cuentas que conforman el plan de cuentas de la empresa. A continuación describimos brevemente cada uno de ellos:
ID: Es un identificador o abreviatura con un máximo de 5 caracteres (números y/o letras) que se pueden utilizar para buscar una cuenta en forma rápida. Se verá más sobre esto cuando veamos como introducir un asiento.
Código: El plan de cuentas está organizado en forma de árbol jerárquico. El Código detemina la ubicación de la cuenta en este árbol. Podemos tener un máximo de 5 niveles, en esta DEMO solo fueron necesarios 4. Por ejemplo, (1 ACTIVO) es de nivel 1, (1.1 ACTIVO CORRIENTE) es de nivel 2, (1.1.1 DISPONIBILIDADES) es de nivel 3 y (1.1.1.1 Caja) es de nivel 4. En la figura de arriba podemos ver como las cuentas se van indentando según su nivel, que es determinado por el Código.
Cuenta: Es la descripción o nombre que se le dió a la cuenta. En la figura podemos ver que no todos los iconos que se ven a la izquierda del nombre son iguales ( ,  ), es debido a que existen dos tipos de cuentas; las cuentas de grupo y las cuentas imputables , y estas últimas son siempre las de nivel más alto dentro del árbol jerárquico. Al introducir asientos solo podrá utilizar cuentas imputables. Podrá ver más sobre esto cuando
Columnas de importes:
Inicio: Es el saldo inicial de la cuenta para el ejercicio. Estos importes provienen del asiento de apertura que precisamente es el que contiene los saldos iniciales de las cuentas.
Débito: (*) Es la suma de todos los débitos imputados a la cuenta en los asientos del ejercicio.
Crédito: (*) Es la suma de todos los créditos imputados a la cuenta en los asientos del ejercicio.
Saldo: (*) Es la diferencia entre el Débito y el Crédito. Es el saldo del ejercicio sin incluir el importe inicial. En rojo y terminado en 'C' cuando el saldo es acreedor, en azul y terminado en 'D' cuando el importe es deudor.
Final: Es la suma del Inicio más el Saldo. Es el saldo del ejercicio incluyendo el saldo inicial. En rojo y terminado en 'C' cuando el importe es acreedor, en azul y terminado en 'D' cuando el importe es deudor.
Nota: (*) Las columnas Débito, Crédito y Saldo no incluyen los importes del asiento de apertura (Inicio).
El panel inferior
Se puede ampliar el panel inferior desplazando la barra divisoria  que separa las areas superior e inferior.
Normalmente podemos acceder a dos solapas "Asientos" y "Saldos" y en las cuentas de Clientes/Proveedores se agrega la solapa "Datos de la Cuenta".
en la siguiente imagen podemos ver en el panel inferior con la solapa "Asientos" visible donde vemos el Mayor de la cuenta (1.1.1.1 Caja) seleccionada en el area superior. A la izqierda hay dos botones "Modificar" y "Borrar" con los que es posible modificar o barrar el asiento que seleccionemos en esta solapa.
Seleccionemos la solapa "Saldos". Vemos los mismos importes que figuran para la cuenta en el area superior y además estos mismos importes se trasladan abajo en la linea de totales. A primera vista nos parece innecesario repetir los mismos valores en tres lugares distintos, pero su utilidad recién se hará visible cuando tengamos más de un ejercicio activo, en ese caso aparecerá una linea para cada uno de estos con sus correspondientes importes y la suma de cada columna en la linea de totales. Tenga presente que en la pantalla de arriba los importes corresponden al ejercicio seleccionado y en la solapa de saldos a los ejercicios activos.
En el caso de tratarse de una cuenta de Cliente o Proveedor también estará la solapa "Datos de la cuenta" que vemos abajo Donde podemos apreciar los datos personales de este.
Menu de operaciones
Este menú tiene cuatro secciones: Ver, Agregar, Edición y Buscar.
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La sección Ver trabaja a modo de filtro permitiendo ver solo los datos de un grupo específico de cuentas, inicialmente tenemos seleccionada la opción "Cuentas Genéricas". Una cuenta es genérica cuando no es una cuenta de Proveedor o de Cliente. Probemos seleccionando "Cuentas de Proveedor", "Cuentas de Cliente" y "Todas las Cuentas" y veamos como cambia el grupo de cuentas que vemos en el panel central. En la empresa DEMO no hay información de Ventas ni Compras así que tampoco tenemos un conjunto de Proveedores y Clientes, solo verá las cuentas de Proveedores Varios y Clientes Varios.
La sección Agregar tiene tres botones "Cuenta Genérica", "Cuenta de Proveedor" y "Cuenta de Cliente" que nos permiten agregar nuevas cuentas al plan de cuentas.
La sección Edición tiene tres botones: "Modificar" que permite modificar los datos de una cuenta existente, "Borrar" para borrar una cuenta y "IDs" que permite asignar en forma automática los IDs (identificadores) de las cuentas.
La sección Buscar tiene tres botones: "Por Código", "Por Nombre" y "Siguiente" que permiten ubicar rápidamente una determinada cuenta.
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Secciones relacionadas: (Contabilidad > Cuentas).
La pantalla Asientos
Abramos el Submenú Contabilidad y seleccionemos Asientos...
Inmediatamente en el area de trabajo se ubicará la pantalla de Asientos que podemos ver abajo.
Podemos ver tres areas; a la izquierda el menú con las operaciones que podemos realizar, a la derecha de este el panel superior con los asientos y abajo el panel inferior los Apuntes (imputaciones) correspondientes al asiento seleccionado.
El Panel Superior
En las columnas de esta grilla se muestran las cabeceras de los asientos ingresados al ejercicio, están ordenados por fecha y tienen las siguientes columnas:
EJ: Es el número de ejercicio al que corresponde el asiento.
Fecha: La fecha del asiento.
NºAs: Es el número del asiento.
Descripción: Describe la transacción que dió lugar al asiento.
AP: Cantidad de Apuntes (Imputaciones) que tiene el asiento.
Importe: Es el importe del asiento. La suma de ambas columnas Débitos y Créditos de los apuntes del asiento en el panel inferior deben tener el mismo total, que es el importe que se muestra aquí.
El panel inferior
Se puede ampliar el panel inferior desplazando la barra divisoria que separa las areas superior e inferior. Como ya hemos dicho, aquí se ven los Apuntes (imputaciones) correspondientes al asiento seleccionado con sus correspondientes Códigos, Cuentas e Importes.
Secciones relacionadas: (Contabilidad > Asientos).
Informes de Contabilidad
Abramos el Submenú Contabilidad > Informes.
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Seleccionemos "Plan de Cuentas" y pasaremos a la pantalla de Impresión. Todos los informes de contabilidad utilizan esta misma pantalla que tiene dos solapas Opciones de Impresión y Tipos de Letra:
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Opciones de Impresión:
Aquí entramos algunas leyendas que formarán parte del informe impreso: Título, Subtítulo y Leyenda al pie. Además seleccionamos de la lista de impresoras instaladas la impresora que se va a utilizar, el tipo de papel, sus dimensiones, márgenes y orientación, numeración de páginas, separación de lineas y opciones que permiten incluir una linea punteada entre lineas del informe, imprimir el logo de la empresa y la fecha y hora de impresión. También posee un botón Configurar Infome con el que abrimos una pantalla de configuración distinto para cada tipo de informe que detallaremos a continuación:
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Esta pantalla de configuración es la misma para todos los informes.
Configurar Informe:
Si hacemos click sobre el botón
[Configurar Informe] iremos a un cuadro de configuración que es distinto para cada informe.
En este caso, para el informe Plan de Cuentas veremos el cuadro de abajo donde podemos indicar el rango y los tipos de cuentas que se van a incluir en el informe.
Con los botones  y  podemos pasar la información de un area a la otra.
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Tipos de Letra:
En esta solapa podemos seleccionar el tipo de letra y colores para los diferentes elementos del informe impreso
Seleccionemos el botón correspondiente a Título. Aquí podemos seleccionar el tipo y tamaño de letra, el color de letra y opcionalmente uno o dos colores de fondo. Lo mismo podemos hacer para el resto de los botones y asi asignar para cada parte del listado los tipos y colores más apropiados.
Presione el botón [Vista Previa] y pasará inmediatamente a la pantalla de vista previa que puede ver abajo, desde donde puede ver las páginas generadas antes de imprimirlas. Con el zoom puede ajustar el tamaño de la vista.
Puede también seleccionar las páginas a imprimir y determinar la cantidad de copias a imprimir y finalmente con el botón Imprimir puede enviar a la impresora las páginas seleccionadas.
También puede utilizar directamente el botón  , si ya tiene experiencia y está seguro que el informe que se emitirá será el que desea, además en este caso no podrá seleccionar las páginas a imprimir.
Aquí mostramos solo el informe Plan de Cuentas. El resto de los informes se emiten de manera muy similar, investigue Ud. mismo y pruebe las distintas opciones de configuración que tiene cada informe.
Secciones relacionadas: (Contabilidad > Cuentas).
Si hay algo que no quedó claro o tiene preguntas no respondidas por esta ayuda, o encontró algún error, por favor no dude en contactarnos en nuestro sitio http://avasconta.com.ar/contacto.html.
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